عوامل النجاح في خطط تحسين الأداء (1)

 

 

 

المهندس مصطفى الصادق

 

 

تحسين الأداء ؛ الطريق إلى منافسة أفضل

إن المنافسة الحامية بين المؤسسات تشكل إحدى أهم التحديات التي تفرضها عملية العولمة على المؤسسات. و من المهم جداً أن يتفهم المدراء أن هذه المنافسه لا تخص شكل خاصاً من المؤسسات بل إنها تشمل جميع  المؤسسات وبكافة أشكالها إنتاجية كانت ام خدماتية أم فكرية وثقافية فهي بحاجة إلى التحسين المستمر لقدراتها التنافسيه كي تتمكن أن تبقى على قيد الحياة.

فهذه الأجواء  تدفع المؤسسات إلى التفكير في السبل التي تساعدها على خفض تكاليفها من جهة ورفع مستوى جودة المنتج أوالخدمة التي تقدمها من جهة أخرى.

ما هي إذن؟

إن الفكرة الأساسية التي تقوم عليها خطط تحسين الأداء هي فكرة المواصفات القياسية للعمل.

بعبارة أخرى كما أن هناك مواصفات قياسية للأشياء فهناك مواصفات قياسية لكل عمل يقوم به العامل أوالموظف في المؤسسة.

الأداء الوظيفي للموظف يمكن أن يكون دون حدود المواصفات القياسية أو يتخطى حدود المواصفات القياسية فللمثال الموظف الذي يقوم بعملية الطباعة فالمواصفة القياسية بالنسبة لعملية الطباعة هي؛

 أن يقوم الموظف بطباعة 4 صفحات A4 مثلاً خلال كل ساعة عمل و الحد المسموح للأخطاء هو 4 أخطاء في كل صفحة مثلاً و ذلك حسب المواصفات القياسية.

إن خطط تحسين الأداء تهدف إلى تقليص الفارق الموجود بين الأداء الفعلي للموظفين وبين المواصفات القياسية.

لكن النقطة الأولى التي يمكن ان تثار بهذا الشأن تدور حول الجهة المخولة التي تقوم بتحديد هذا المواصفات أوما هي المعايير التي تتخذ لصياغتها.

هنا وفي هذا المقال لسنا بصدد الإجابة على هذه الأسئلة فالجواب يختلف حسب نوع المؤسسة ونشاطها و لذلك يحتاج إلى الكثيرمن البحث والتدقيق.

النقطة الثانية هي ديناميكية الأداء حيث يجب أن نقبل بأن الأداء قابل للتطوير والتقدم وبشكل مستمر ما يمكن ان نسميه بالأداء الديناميكي وذلك مقابل الأداء الستاتيكي الثابت.

مقدمات لابد منها

هناك من المدراء من يعتقد أن الأداء الموجود إذا كان في  حدود المواصفات القياسية للعمل فليس هناك حاجة إلى خطط تحسين الأداء.

لكن وكما ذكرنا إن ديناميكية الأداء يجعله عرضة للتغيير الدائم والتطوير المستمر مما يفرض علينا البحث المستر عن سبل لتحسين الأداء.

النقطة الثانية هي أن الموظفين هم حجر الزاوية في إنجاح أي خطة تهدف إلى تغيير كيفية الأداء و تحسينه.

فالبداية الصحيحة يجب أن تتمحور حول تحفيز المدراء والموظفين للإندماج في أي خطة ترمى لتحسين أداءهم لأن هؤلاء الموظفين هم من يجب أن يقوموا بتنفيذ الخطة وهم في إرتباط مباشر بها.

فلنبدأ الأن

كثيراً ما يقال إن البداية الصحيحة هي أساس النجاح في أي عمل و تخطيط  وخطط تحسين النجاح ليس بإستثناء من هذه القاعدة.

النقطة الأولى التي تشكل أولى خطوات  البداية الصحيحة في خطط تطوير الأداء أو تحسينه هي تحديد الأعمال.

ثم الخطوة الثانية تقوم على تقييم الأداء الفعلي للعمل.

ففي المثال الأنف هناك؛

عملية عنوانها الطباعة والهدف منها طباعة نص ما و؛

الوضع القائم هو أن تطبع 3 صفحات A4 في كل ساعة.

الوضع القائم هو وجود 6 أخطاء مثلاً في كل صفحة.

الوضع القائم أن الموظف يقوم بعملية الطباعة في أجواء مضطربة مثلاً.

الوضع القائم هو أن الجهاز الذي يستخدمه الموظف ليس جيداً لأداء مثل هذه المهمة مثلاً أو الجهاز لديه قابلية أكثر من الذي ينجزه الموظف حالياً مع الجهاز و....

لكن ما هي الخطوة التالية هذا ما سنبحثه في الحلقة التالية بإذن الله.